Coordinador de Instalaciones y Servicios de Oficina

Descripción

Career Area:

Job Description:

Your Work Shapes the World at Caterpillar Inc.

When you join Caterpillar, you're joining a global team who cares not just about the work we do – but also about each other. We are the makers, problem solvers, and future world builders who are creating stronger, more sustainable communities. We don't just talk about progress and innovation here – we make it happen, with our customers, where we work and live. Together, we are building a better world, so we can all enjoy living in it.

Resumen del puesto:

Coordina las operaciones administrativas y de instalaciones de la oficina corporativa, asegurando el adecuado funcionamiento de los espacios de trabajo, la calidad de los servicios, el cumplimiento de los estándares de seguridad, la gestión efectiva de proveedores y una experiencia de trabajo positiva para los colaboradores.

Como Coordinador de Instalaciones y Servicios de Oficina realizarás las siguientes actividades:

• Actuar como primer punto de contacto para colaboradores, proveedores y visitantes en temas relacionados con las instalaciones, brindando atención profesional y orientada a soluciones.
• Coordinar y dar seguimiento a los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones, infraestructura, mobiliario y equipos de soporte de la oficina, así como a los servicios de limpieza prestados por proveedores externos.
• Asegurar el cumplimiento de las normas de seguridad, salud y del entorno laboral.
• Administrar y dar seguimiento a las actividades operativas de la oficina, incluyendo suministros, espacios de trabajo, mobiliario, salas de juntas y servicios generales.
• Apoyar en la coordinación y dar seguimiento a proyectos orientados a optimizar la operación y la experiencia de los colaboradores en las instalaciones.
• Elaborar y mantener reportes e indicadores relacionados con las instalaciones, proveedores y servicios generales.
• Mantener actualizada la documentación, registros y procedimientos relacionados con las instalaciones y servicios generales.
• Colaborar con áreas internas como Recursos Humanos, Finanzas, Tecnologías de la Información, Compras y Seguridad para asegurar la continuidad de la operación.
• Dar seguimiento a órdenes de servicio, compras, facturación, control de gastos y procesos administrativos relacionados con activos de la empresa, conforme a las políticas internas.
• Coordinar la logística de visitas corporativas, incluyendo la reservación de salas, atención a visitantes, orientación sobre protocolos de seguridad y apoyo en aspectos de transporte, hospedaje y otros requerimientos logísticos asociados.
• Brindar soporte en la organización y coordinación logística de reuniones internas y actividades corporativas, gestionando espacios y requerimientos operativos necesarios para su ejecución.
• Brindar apoyo administrativo a la dirección, incluyendo la coordinación de reuniones, viajes y reservaciones, conforme a las políticas internas.

Requisitos educativos:

• Licenciatura o carrera técnica en Administración, Ingeniería Industrial, Mantenimiento Industrial o áreas afines.
• Inglés básico - intermedio

Qué habilidades tendrás:

Gestión de Instalaciones

• Documenta las funciones de la gestión de instalaciones.
• Conoce los tipos más comunes de incidentes de seguridad, daños a la propiedad y otras amenazas potenciales o reales.
• Identifica las funciones y responsabilidades del personal de gestión de instalaciones.
• Localiza y mantiene actualizados los contactos de emergencia, incluyendo bomberos, policía, compañías de servicios públicos y personal directivo clave.

Administración de oficina:

• Da seguimiento a actividades administrativas que contribuyen a la continuidad de la operación y al cumplimiento de los controles internos.
• Gestiona la asignación y utilización de recursos de oficina, espacios de trabajo y salas de juntas.
• Gestiona documentación, registros y controles administrativos relacionados con la operación de las instalaciones.
• Coordina requerimientos logísticos y servicios de apoyo para colaboradores, líderes, visitantes y proveedores.

Control de suministros e inventarios de oficina:

• Administra el abastecimiento de suministros y consumibles de oficina, asegurando su disponibilidad y uso eficiente.
• Da seguimiento a inventarios, compras, proveedores y procesos de reposición.
• Mantiene controles de consumo y gastos, identificando oportunidades de optimización de recursos.

Resolución de Problemas:

• Identifica y documenta problemas operativos, así como alternativas de solución.
• Analiza información relevante y considera las necesidades de las partes involucradas para tomar decisiones informadas.
• Evalúa riesgos y beneficios de diferentes alternativas para apoyar su resolución.
• Utiliza herramientas de diagnóstico y seguimiento para identificar problemas y dar continuidad a las acciones definidas.

Organización y seguimiento:

• Prioriza actividades, administra tiempos y da seguimiento a múltiples solicitudes simultáneamente.
• Mantiene control de pendientes, fechas compromiso, entregables y necesidades recurrentes de la oficina.
• Propone mejoras simples para agilizar procesos, reducir reprocesos y mejorar la eficiencia administrativa.
• Resuelve problemas cotidianos de oficina con criterio, sentido de urgencia y orientación al servicio.

Comunicación Efectiva:

• Se comunica de manera clara, profesional y oportuna con colaboradores, proveedores, visitantes y clientes internos.
• Comparte información, actualizaciones y seguimiento de actividades de manera efectiva.
• Escucha activamente las necesidades de los usuarios y atiende sus requerimientos de forma oportuna.
• Adapta su comunicación a diferentes audiencias para promover la colaboración y la solución de problemas.

Colaboración:

• Colabora con áreas internas, proveedores y clientes internos para asegurar la continuidad de la operación.
• Facilita la comunicación y coordinación entre las partes involucradas para atender requerimientos e iniciativas.
• Promueve el trabajo en equipo y comparte información relevante para asegurar la alineación y el cumplimiento de objetivos.

Informacion Adicional:

• Ubicación: Oficina Vía Cordillera en Santa Catarina, N.L.
• Apoyo de mudanza para candidatas o candidatos extranjeros no está disponible para este puesto. Cualquier costo de visa de trabajo y/o reubicación al país en cuestión será responsabilidad de la candidata o candidato seleccionado.
• La asistencia de reubicación no está disponible para este puesto. Cualquier costo de reubicación incurrido será responsabilidad de la candidata o candidato seleccionado.
• No olvides adjuntar tu CV al momento de postularte.

Detalles finales

Revise con frecuencia el correo electrónico asociado con su solicitud, incluida la carpeta de correo no deseado/spam, ya que este es el método de correspondencia principal. Si desea conocer el estado de su solicitud, utilice el inicio de sesión de candidato en nuestro sitio web de carreras, ya que reflejará cualquier actualización de su estado.

El Código de conducta de Caterpillar establece que seleccionaremos y ubicaremos a los empleados según sus calificaciones para el trabajo a realizar, sin distinción de raza, religión, origen nacional, color, género, identidad de género, orientación sexual, edad o discapacidad. En esta empresa no solicitamos pruebas de embarazo, ni pruebas de VIH como requisitos para el ingreso, permanencia o promoción laboral

Posting Dates:

Caterpillar is an Equal Opportunity Employer. Qualified applicants of any age are encouraged to apply

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